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    环球印务股份有限公司用友U8-ERP系统案例分析

    2015/4/16 12:29:23      点击:

    2003年初,用友公司本着“整体规划、分步实施”的原则,结合公司当时的企业管理的现状,环球印务ERP-U8M与ERP-U852项目同时启动,解决了当时公司财务、供应链、生产制造的系统初步建设,使公司摆脱了传统“手工作坊”的管理困境。

    随着环球印务与时俱进的发展,当时的ERP系统已经无法满足公司步伐,研发制作中心定义的工艺资料无法及时传递到生产部门;工艺资料没有系统性的管理,查询困难;控制生产的关键业务单据的信息无法从系统中获取;产品发运信息无法在市场部与运输部之间传递;生产计划员无法控制车间领料,无法及时了解库存状况,等等,在ERP-U861上线前,环球印务又一次被这些问题所困扰着。

    环球印务一期系统建设时已经成功应用ERP-U852与ERP-U8M系统,但属部门级应用,因此本期ERP-U861系统最大的任务,是要完成两ERP系统的集成,使各个部门的关键业务数据进入同一信息平台,公司各信息点数据完成共享,长期困扰的问题也就迎刃而解了。

    一 企业简介及行业特点

    1.1企业简介

    西安环球印务股份有限公司(以下简称为环球印务)成立于1993年,现公司双方股东分别为陕西省医药总公司和香港永发印务有限公司。环球印务的核心业务是为医药生产企业提供专业化的包装服务,主流产品是药品包装折叠纸盒,酒类包装、牛奶包装、手工盒同时向顾客提供相关的整体服务解决方案。尤其近年以来,更是坚持满足以至超越顾客不断变化的需求,提倡TCS---整体定制服务,为顾客提供度身定做的整体解决方案,并配以强大的后勤支持。

    公司现有职工400多人,销售收入约3亿,拥有国际最先进的海德堡印刷机,公司用户遍布全国各地,与杨森、利君、东盛等大型制药企业形成了长期的合作关系;经营方式完全面向订单生产,市场情况良好,在同行业中名列前茅,在该领域取得很大的成功,作为中国领先的药品包装供应商之一,环球印务一直专注于"质量"管理工作,相继取得了ISO质量管理体系认证以及多间国际性企业的认证。因此来自环球印务的优质产品,已经被广泛的用于OTC产品、处方药物、保健品、全新医疗用品以及草本药品,成为中国诸多品牌产品的选择。

    环球印务更是突破以往印刷企业的传统纯加工以及技术运用模式,在折叠纸盒技术领域不断探索,不断推出应用于自动高速包装的各种盒型,以及应用于防伪、防混淆等功能的多项技术。

    1.2行业特点

    印刷行业具有以下四个特点:

    1.生产经营的特点

    印刷行业属于加工型行业,企业根据客户的业务要求,将纸张按要求印制加工成客户需要的印件产品,并不直接销售加工完成的印件产品。企业与客户进行结算时,只结算制版、印制加工费用和纸张等原材料的材料费用

    2.生产作业流程的特点

    印刷企业的生产过程,完全依赖于订单,生产作业必须按照订单来执行。因此,其业务流程特点主要是,以业务订单为龙头,展开整个生产作业过程。

    3.纸张管理的特点

    纸张是印刷加工过程中重要的原材料之一。纸张质量的优与差,直接决定印件产品质量的好与坏。因此对纸张管理的要求非常严格。在印制加工过程中,即要考虑纸张的规格、克重、颜色等基本特征,还要考虑到纸张的色差等细微的特征。

    4.印件的成本核算特点

    印刷企业的成本核算有其特殊性,因印制过程及使用的材料的特殊性,印件的成本核算是按照业务订单,具体分摊到业务订单上的。所以,印件的成本分为以下几类:印制加工费用、纸张费用、油墨费用、版材费用、其他原辅材料费用,工时成本费用,水、电、气等杂费。

    总体目标

    根据环球印务当前管理现状和业务需求,构建符合企业发展战略目标和ERP管理思想的企业信息化管理系统平台,帮助环球印务实现企业资金、业务信息采集的实时性、全面性、真实性和准确性,有效地提升企业在销售管理、库存管理、供应管理、生产管理、成本管理等方面的整体水平。

    通过ERP系统实现销售管理、库存管理、供应管理、生产管理、成本管理等方面的一体化运行;
      实现企业内部供应链的流畅管理,以及对企业物流、资金流、信息流的有效集成;
      提高环球印务的管理水平,在降低库存、减少资金占用、提高产量、降低生产和采购成本、加快资金周转、缩短结账时间、减少呆死帐、提高按时交货率,以及市场竞争力等方面取得初步成效;
      提高公司的核心竞争能力。进而为环球印务公司的管理水平持续改善、ERP系统不断完善,以及其他IT系统的建立创造基础条件。

    三、信息化历程

    二期ERP项目实施按照用友实施方法论分为6个阶段进行:

    需求调研及培训   2006.11.01---2007.03.31
      蓝图设计   2007.04.01---2007.08.20
      系统建设   2007.8.21---2007.09.30
      切换准备   2007.10.01---2007.10.10
      系统切换   2007.10.11---2007.10.31
      运行支持   2007.11.01---2008.06.30

    四、环球印务ERP 部署图

    ERP系统上线成功应用的标准产品模块:采购管理、销售管理、库存管理、存货管理、委外管理、生产制造、物料清单、总帐管理、报表管理、应收管理、应付管理、固定资产管理。

    基于ERP系统二次开发上线成功应用的模块:工艺信息、工艺流程、成本管理、销售运输管理、车间工时管理、产值报表

    五、总体业务流程图

    本期项目建设的目标是打通公司的各个“信息孤岛”,通过ERP-U861系统将其升级、集成,实现真正的ERP――企业资源计划管理,如图1,

    图1

    六、关键应用呈现

    注:以下系统截图中客户或产品、工序信息已经处理。

    1. 彻底打破部门间的信息壁垒,贯通各“信息孤岛”,各岗位信息沟通协作更加广泛、充分。

    2. 将研发制作中心纳入ERP二期系统,使产品工艺路线完全共享,产品结构更新及时,所有有权限查阅的部门均可随时阅览,如图2、3 ,

    图2

    图3

    3. 工作效率在前期基础上的再次大幅提升,例如成本核算,由原来需要两天提前到现在只需4个小时

    管理难点:环球印务成本核算为订单成本法,每月财务计算成本时,车间必须要按批号、工序统计汇总工时,库房按照批号统计领料费用,外协人员按批号统计外协费用等等,财务核算成本需其他部门提前先统计各种数据,财务核算成本需要两天时间,效率低下,苦不堪言。

    关键价值:在本期系统中,我们通过ERP-U861+二次开发手段,对于环球印务的成本核算模式按照批次成本法原则,用友公司开发人员作了个性化的成本系统开发,系统严格按照销售批号月末归集成品的材料、工时、外协费用等数据,按照印刷工时与其他工时8:2原则比率分摊各种费用,财务人员在以前汇总、核算各种成本报表需要2天,而基于本期个性开发的成本管理系统只需4个小时,财务工作效率的提升有目共睹,部分成品成本报表如图4 ,

    图4

    4. 通过ERP系统实施,形成部门监管、奖惩机制,良性循环,例如截至2008年6月结账时,财务原材料帐与库存原料帐分毫不差;工艺流程单与工艺没有一单差异,彻底摆脱账实不符问题

    管理难点:计划人员对于库存无法及时掌握,造成物资重复采购或是无限制领料,使得公司成本增加。

    关键价值:销售收入-生产成本=利润,因此,生产成本的降低是当今企业管理的重中之重,本期项目的实施,计划员能够实时掌握库存,通过生产订单下达生产,实现车间领料控制,杜绝材料浪费,降低生产成本。

    5. 深入车间工时的管理,使得公司人力成本得到有力监控

    6. 通过生产订单、工艺流程单、运输单等关键文控单据的管理,使得各环节信息获取及时,发货错误率大幅度降低。

    管理难点:物流计划部的发运部门与市场部客户信息资料不一致,造成送货地址错误;将要发货的产品发现产品还未生产完成,造成客户投诉;客户电话询问销售员产品生产状况或是否发货,销售人员必须要电话询问相关人员,效率低下。

    关键价值:客户资源是公司收入的源泉,客户档案档案的统一管理,客户订单的执行情况及时掌握,为销售人员、计划人员工作计划提供有力帮助,如图5,

    图5

    7. 与环球印务ISO管理的相辅相成,有利于质量管理体系的贯彻,相得益彰

    管理难点:环球印务通过了ISO质量管理认证,在许多文控文档的书写格式、内容、准确性上有很多要求,由于文档都是通过手工统计,填写,因此文字涂改、数据错误等现象屡次出现,这些现象都是与ISO文档要求相违背的,填写文档的人员只能重新填写,效率低下,浪费严重。

    关键价值:在二期项目建设中,将环球印务关键的文控文档纳入系统中,例如,工艺流程单、运输联系单、生产过程控制记录单等等,并且这些文档中的关键性数据、信息都是从各个部门录入的数据自动提取,因此数据准确,效率大幅度提高,从而也使得公司ISO管理体系贯彻执行,同时,文控的数据要求,也使得ERP系统中的数据录入的准确性大幅提高,相得益彰,如图6、7、8 ,

    文控文档-生产过程控制记录单(图6)


    文控文档-生产过程控制记录单(图7)

    文控文档-运输联系单(图8)

    八、应用效果

    1.实现产销相对平衡:目标是通过ERP-U8M系统的实施,实现以订单为核心、全程       跟踪订单的在生产过程中的进度,为在规定的时间期限内保证按质按量的交货提供管理依据;

    2.实现供需相对平衡:在产销平衡的基础上确保物料供应和物料需求的相对平衡,逐步缩小库存的存量;

    3.实现物流、资金流和信息流的同步:目标是保证应收应付与销售、采购的同步,成本和库存、生产的同步,同时成本计算能精确到具体的生产订单,以便于企业对成本进行有效的分析和控制;

    4.实现产品质量的追踪与追溯:在实现批号控制的前提下,既保证供应商的进货质量,又能记录生产过程中的各种质量问题,为企业对各种环节的质量进行分析和控制提供依据;

    5.实现企业资源的整合:导入先进管理理念和方法逐步解决长期困绕企业发展瓶颈,做到全厂各部门在ERP系统中协同工作,实现真正意义上的“数据共享,入口唯一”,使企业的有效资源得到的整合,改变传统手工作业方式下的不规范现象但又不失其灵活性;同时为其他系统如合同管理系统预留标准数据接口;

    九、客户感言

    我们公司很早以前就使用了用友软件,但应用比较浅,涉及的部门也仅仅局限在财务部。随着公司业务的高速发展,基于各部门的业务平台应用需求提上公司的管理日程,通过三年的努力,我们将研发、市场、财务、库房、工艺等部门业务完全整合起来,生产日报、工艺、工艺流程单、运输联系单等文控单据与ISO标准的完美统一、设计与生产同步、成本精细核算等方面应用尤为突出。实施期间经历了很多困难,通过双方项目组的努力,终于达到公司的预期管理目标。 我们公司正在规划下一步更深入的应用,期望用友公司继续给予大力的支持。
                                                                                                                 环球印务ERP项目组负责人
                                                                                                                                                          -谢明君

    十、专家视角

    这是用友ERP软件在陕西乃至全国医药包装印刷行业成功应用的一个经典案例,该项目依托用友ERP软件的强大功能,结合印刷包装行业个性化应用的二次开发,最终为医药包装印刷行业的提供了一整套ERP应用解决方案,实现了订单的全程跟踪,实现了销售、设计、工艺、生产、采购、外协、库房、财务等整个业务运作环节集成应用,数据共享,实现了项目预期目标,非常值得在行业内进行推广。